A Google hatékonysági guruja szerint semmilyen ütemezési hack nem segít, ha nem tartod be a 80 százalékos szabályt.
A „hogyan lehet egységnyi idő alatt több dolgot megcsinálni” kérdésnél csak egy fontosabb létezik, éspedig természetesen az, hogy „hogyan lehet kevesebb munkával több pénzt keresni”. Ez utóbbi azonban kirívóan nehéz, ezért most az elsőről lesz szó.
Aki pedig válaszol, az Laura Mae Martin, a Google házi termelékenységi szaktudora. A feladata segíteni a cég vezetőinek maximalizálni a munkahatékonyságukat, ami nyilván bonyolult, pármondatos receptekkel nem elintézhető téma – a Harvard Business Review április eleji podcastjában Martin mégis ad egy nagyon egyszerű tippet.
Aki sokat markol, keveset fog
Azt mondja, a legtöbb embernek pusztán az a problémája, hogy túl sokat próbál elvégezni. Holott a hatékonyság kulcsa éppenséggel az, hogy hagyjunk a napirendünkben egy puffert. Az úgynevezett 80 százalékos szabály így hangzik:
amikor beosztod az idődet, hagyd szabadon a 20 százalékát arra az esetre, ha bármilyen váratlan feladat adódik.
Ez azért jó, mert ha beüt a ménkű, nem pánik és káosz lesz az eredménye. Marad időd tisztán gondolkodni és tartani magadat a prioritásaidhoz.
„Mindig azt mondom az embereknek, hogy vállalják alul magukat, mert akkor a végén az fog kiderülni, hogy épp megfelelő mennyiséget vállaltak be”
– magyarázza Martin.
A munkahelyek ugyanis általában tele van meglepetésekkel, és akinek az egész napja be van táblázva, annak nincs mozgástere kezelni a rendkívüli helyzeteket. Elúszik a fontos dolgaival, ettől sztresszes lesz, amitől persze tovább romlik a hatékonysága. Vagyis teljes sebességgel száguld a rossz irányba.
Egyébként sem árt a szünet
Mindez nemcsak a napi robotra igaz, hanem a nagy elmék kreatív munkájára is. Albert Einsteintől Steve Jobsig számos zseniről tudni, hogy rendszeresen beiktatott olyan időszakokat a munkájába, amikor látszólag nem csinált semmit, de valójában sokat gondolkodott.