Bármennyire is elkerülhetetlennek tűnik a végeláthatatlan teendőlista és az állandó versenyfutás az idővel, azért van kiút a mókuskerékből. A tudatos időgazdálkodás, ha csodákra nem is képes, de segíthet, hogy jusson idő a fontos dolgokra. Profi időgazdálkodás- és hatékonyság-szakértő segítségével vettük át az alapokat.

Ha felnőtt vagy dolgozó vagy, jó eséllyel megvan az érzés, mikor egy 60 órás nap sem lenne elég, hogy mindennek a végére érj. Ha emellé családot is menedzselsz, még megugorhatatlanabbnak tűnik a feladat, főleg ha olyan úri huncutságoknak is hódolnál, mint a sport, összejárás az barátokkal/haverokkal, egy akár hobbi, amit a tisztán csak önmagáért csinálsz.

A hiba nem feltétlenül nálad van. Jóllehet a XX. század hajnalán még erős élt a hit, miszerint a technikai fejlődés elhozza majd a kevesebb munka korát, úgy tűnik, mintha a XXI. század hightech-világában a napnyugati civilizáció embere több időt tölt munkával, mint valaha.

Alapvető elvárás, hovatovább etikai norma a pörgés, hogy folyamatosan valamilyen tevékenység közben legyél, ami akkor is idegőrlő feladat, ha munka alatt ma már nem árokásást, szénhordást, vadakat terelő juhászkodást értünk, hanem az esetek nagy többségében egy billentyűzet nyomkodását.

Bár a modern kor jóval komfortosabb, mint bármelyik korábbi, ám a mentális zakatolásban sokszor már sosincs szünet.

Én is osztom, hogy ez nagyrészt annak köszönhető, hogy digitális eszközeink teljes mértékben átvették az uralmat az életünk felett, elhozva kiégés társadalmát, ahol a fókuszált figyelem az új IQ, és ahol az állandó ingercunamiból csak a nagy fokú tudatosság és önfegyelem jelenthet kiutat.

De mennyire reménytelen a helyzet? Van még rá esély, hogy visszaszerezd az irányítást a napjaid felett, vagy most már örökké elkísér az érzés, hogy valamivel mindig le vagy maradva, hogy mindig mást csinálsz, mint amit kéne, vagy amit valójában szeretnél?

Elméleti megalapozás: Pareto & Parkinson

Ha időgazdálkodásról van szó, gyakran előkerül két elméleti alapvetés. Ezek közös jellemzője, hogy eredetileg a gazdaságra, meg a bürokráciára vonatkozóan alkották meg mindkettőt, de később az élet más területén is igaznak bizonyultak.

A Pareto-elv szerint az esetek többségében a teljes befektetett munka ötöde adja az eredmények négyötödét, és ha hiszed, ha nem,, ez az élet nagy részére is igaz. Nemcsak a makrogazdaság szintjén (például az emberek húsz százaléka birtokolja az anyagi javak nyolcvan százalékát), hanem a te életedben is.

Elég, ha visszagondolsz arra, hogy készültél az érettségire, vagy ha a szívedre teszed a kezed, és megnézed, hogy néz ki egy átlag munkanapod. Vagyis mennyi az úgynevezett munkaidőd, és ebből mennyi idő alatt végzed el azokat a tevékenységeket, melyek a fontos eredményeid adják.

A Pareto-elv egyfelől elég lelombozó, hisz első ránézésre ez alapján

az élet túl rövid, hogy a 80 százalékát alacsony hatékonyságú vagy értelmetlen tevékenységekre csesszük. Ugyanakkor az is egyértelműen látszik, hogy ha azt a nyúlfarknyi 20 százalékot okosan használod, a határaid alaposan kitolhatod,

és jó esélyed van, hogy mindent megvalósíts, amit fontos.

Parkinson törvénye ugyanezen érem a másik oldala: azt mondja ki, hogy a munka mindig addig terjed, amíg ki nem tölti az elvégzéséhez rendelkezésére álló időt. A névadó történész egy öreg hölgy példájával illusztrálta, akinek fél napba kerül egy képeslapot elküldeni: kiválasztja a képeslapot, megkeresi a szemüvegét, megírja, megcímezi, majd miután el-elmorfondírozott azon, vigyen-e esernyőt, elmegy a postára, és feladja.

Ugyanezt a műveletsort egy elfoglalt üzletember három perc alatt elvégzi, egyszerűen azért, mert nincs más választása. Mindez azt jelenti, hogy nincs az az időmennyiség, amit el ne lehetne szüttyögni, akár a legegyszerűbb feladattal is.

A fentiekből következik, hogy a jó időgazdálkodás alfája és ómegája a tervezés. Nem azért kell tervet csinálod, hogy tűzön-vízen át ragaszkodj hozzá, az élet úgyis sokszor a leggondosabb tervezést is felülírja. Ám azért van ennek ellenére is szükség rá, mert ha te nem osztod be az időd, majd megteszi más helyetted, és seperc alatt azon kapod magad, hogy folyamatosan csinálsz valamit, mégsem érsz semmi végére.

Mit mond a szakember

Erdélyi Boróka időgazdálkodási és hatékonyság-szakértő, tréner és business coach piacvezető multikkal, egyetemekkel dolgozik, és one-on-one tanácsadással is foglalkozik. Rendszerszintű problémának tartja, hogy túl sok külső és belső elvárásnak, jogos és kevésbé jogos kötelezettségnek akarunk megfelelni egyszerre, minek következtében több napra elegendő tennivalót igyekszünk belesűríteni egyetlen napba. Pedig

az lenne optimális, ha a rendelkezésre álló időnknek maximum mondjuk a 80 %-ára terveznénk előre, hagyva mozgásteret a váratlan történésekre, hogy legyen esélyünk meggebedés nélkül végigcsinálni a napjainkat.

A cikk elején tárgyalt okokból kifolyólag azonban ez nem igazán megy. Az emberek többsége túlvállalja magát, minek következtében megborul a magánélet és a munka egyensúlya, ami kiégéshez, egészségügyi problémákhoz, magánéleti válsághoz vezet. Számtalan párkapcsolat romlik meg az állandó hajtás miatt, és rengeteg férfi küzd az érzéssel, hogy csak hordja haza a pénzt, de nem tud igazi apja lenni a gyerekeinek.

Ráadásul a többségünk nincs tudatában, mivel tölti el a napját – és épp ezért a nulladik lépés az időnapló. Boróka legelőször is egyhetes időnaplót írat ügyfeleivel, vagyis 7 napig lelkiismeretesen fel kell jegyezniük, milyen tevékenységgel mennyi időt töltöttek.

A kliensek többsége nem rajong ezért, mivel ugye nincs rá idejük, pedig valahogy rá kell jönni, mik állnak a hatékony időgazdálkodás útjában. Bár a módszer egyszerű, mint egy százas szög, mégis annyira hatékony, hogy Boróka maga is alkalmazza háromhavonta egyszer, és saját bevallása szerint, még sosem volt olyan, hogy ne jutott volna valami meglepő felfedezésre, pedig ha valaki, ő igazán odafigyel, mikor mit csinál.

Mindent vivő mestertrükk

A szakember szerint, ha szeretnéd gatyába ráznád az életed, új alapokra helyezve az időgazdálkodásod, a legfontosabb szabály, hogy ne pocsékold az idődet olyan cikkek elolvasására, amik bombabiztos életjobbító megoldást ígérnek három, öt vagy akárhány lépésben. Ahogyan sok minden másban, úgy az időmenedzsmentben sincsenek mindenkire érvényes örök szabályok, a jó időbeosztás és a megfelelően optimalizált folyamatok kialakítása ugyanis valójában egy önismereti út.

Ezért hasznos a Borókához hasonló szakemberek segítsége, akik empatikusan, de következetes szigorral, gyakorlati feladatok sorával kísérnek végig ezen az úton.

Az olyan népszerű módszerek vagy eszközök, mint a GTD (Get Things Done), a Pomodoro-módszer, a Kanban, az Asana, a Trello, a Bullet Journal és társaik mind hatékonyak lehetnek, de csak akkor, ha a megfelelő ember használja őket. Boróka a nyeld le a békát elvet hozta példának, melyet számtalan cikk említ a hatékony munkanap egyik trükkjeként.

A módszer lényege az, hogy mindig kezdd a legnehezebb és/vagy leginkább nemszeretem-feladattal, az ő esetében viszont ez a metódus nem működik, szüksége van néhány „bemelegítő” feladatra. Ezért bármit is ír a szakirodalom, a munkanapja elején egy limitált ideig könnyebb és/vagy szívének kedvesebb feladatokkal kezd, mielőtt igazán belecsapna.

Ugyanígy a méltán népszerű Bullet Journal (amit például e sorok írója is használ) tökéletes eszköz lehet egy szabadúszó tudásmunkás kezében, viszont könnyen belátható, hogy egy multi középvezetőjének hétköznapjait, akinek folyamatban lévő ügyek sokaságát kell menedzselnie, nem nagyon fogja megkönnyíteni 250 pöttyözött oldal.

Tehát önvizsgálat, önismeret és tervezés

– ezek a kezdő lépések egy hatékonyabb időgazdálkodás és egy elégedettebb élet felé. Ezek után már nincs is szükséged másra, csak egy jó nagy adag önfegyelemre és akaraterőre.