Az időmenedzsment mindenki számára komoly kihívás, már akinek egyáltalán van olyanja. Eisenhowernak volt.
Az időmenedzsment alapjairól írtunk már korábban is, most pedig egy egyszerű(nek tűnő) és nagyszerű, egyúttal népszerű metodikát mutatunk be, mely egy igazán illusztris személytől ered. Nagy előnye, hogy könnyedén összefoglalható egy 2×2-es mátrix segítségével.
Dwight D. Eisenhower generális, az Egyesült Államok 34. elnöke, jelen esetben az O.G. productivity-guru, szilárd meggyőződése volt, hogy tevékenységeinkre azok fontosságának és sürgősségének megfelelően kell figyelmet és időt szentelnünk. Észrevette, hogy túlságosan is hajlamosak vagyunk kizárólag az egyszerre fontos és sürgős dolgokra összpontosítani, mely reaktív viselkedést generál az azonnal elvégzendő dolgaink alapján, ahelyett, hogy
többet összpontosítanánk a fontos, ám nem sürgős dolgokra, ami egy hosszú távú célokon alapuló, stratégiaibb viselkedés alapját képezhetné.
Eisenhower időmenedzsment-mátrixát Stephen R. Covey tette népszerűvé és polírozta fényesre, „A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása” című könyvében. Kijelentette, hogy immár az időgazdálkodás negyedik generációját éljük, amely nem pusztán a feladataink és az idő kezeléséről, sokkal inkább önmagunk hatékony menedzseléséről szól. Legfontosabb tennivalóinkat a saját énideálunkban megfogalmazott alapelveink, alapértékeink és személyes prioritásaink alapján kell tudnunk kiválasztani, mert ebben a korban csak így lehetünk igazán hatékonyak.
Az ördög persze a nómenklatúrában lakozik, ezért tisztázzuk gyorsan:
akkor sürgős valami, ha azonnali figyelmet igényel.”
Fontos tudni, hogy a sürgős dolgok nemcsak a figyelmet keltik fel, de egyben nyomást is gyakorolnak. A csapda itt az, hogy ezek sokszor könnyű, szórakoztató, vagy közkedvelt dolgok, ám valójában lényegtelenek.
Továbbá:
Akkor fontos valami, ha hozzájárul a közép- és hosszútávú célokhoz, vagy akár egyenesen az életcélunkhoz.”
Mivel nem igényelnek azonnali figyelmet, ébernek és proaktívnak kell lenni, hogy ne hanyagoljuk el a fontos, de nem sürgős dolgokat. Ha nem így teszünk, akkor végül ezek is sürgőssé válnak, így ez a viselkedés egy olyan ördögi körhöz vezet, ahol mindig reaktív üzemmódban, mondhatni folyamatos válságban élünk.
Ha túl sok figyelem jut az I. kvadránsra (sürgős és fontos dolgok), egyre nagyobb és nagyobb lesz, idővel pedig teljesen uralja az életed. A III. és IV. kvadránsok viszont csupa olyan dolgot tartalmaznak, amelyeknél nem számít, hogy sürgősek-e, vagy sem.
Covey szerint a hatékony emberek idejük nagy részét a II. kvadránsban töltik, ugyanakkor minimalizálják az I. kvadránsban tartózkodást, és nem különösebben foglalkoznak a III. és IV. kvadránssal.
A hatékony személyes irányítás lényege ugyanis a II. kvadránsban (fontos, de nem sürgős) rejlik.
Ide tartoznak mindazok a dolgok, melyek lehetővé teszik, hogy preventíven élj és cselekedj, megragadva a lehetőségeket, ahelyett, hogy állandóan csak problémákat oldanál meg. Olyan dolgok ezek, mint a személyes kapcsolatok kialakítása, ápolása és megerősítése, a testmozgás, a hosszú távú tervezés vagy a tanulás.
Nemet mondani magadnak
Ahhoz, hogy elmozdulj ebbe az irányba, persze szükséges némi önismeret. Először is tisztában kell lenned saját személyes prioritásaiddal, majd kőkeményen meg kell tanulnod nemet mondani az egyéb tevékenységekre, melyek közül néhány bizony sürgős és nyilvánvalóan fontos is.
Amihez természetesen fegyelem kell: